E-Rechnung: Was gilt, was kommt – und wie Sie E-Rechnungen automatisch verarbeiten
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen Pflicht – zunächst beim Empfang. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die 2027 und 2028 auslaufen. Wer seine Abläufe jetzt umstellt, spart sich später die Hektik.
Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025 und 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen dürfen beim Versand weiter verwendet werden. |
| 2027 | Nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro dürfen andere Formate verwenden. |
| ab 1. Januar 2028 | Alle inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen müssen E-Rechnungen sein. |
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen von Kleinunternehmern. Den aktuellen Stand fasst das Bundesfinanzministerium zusammen.
E-Rechnungen empfangen und automatisch verarbeiten
Für den Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Richtig effizient wird es, wenn der Ablauf automatisch läuft:
- Rechnungen gehen an ein eigenes Postfach, zum Beispiel .
- Anhänge werden automatisch in ecoDMS archiviert und verschlagwortet.
- Die Buchhaltung, etwa Lexware buchhaltung, liest die Rechnungsdaten ein und stellt sie lesbar dar – ohne Abtippen.
E-Rechnungen versenden
Aktuelle Versionen von JTL-Wawi und Lexware können Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Wichtig ist, Stammdaten wie Umsatzsteuer-ID, Anschrift und Bankverbindung vorher sauber zu pflegen – sonst lehnen Empfänger die Rechnung ab.
Archivierung nach GoBD
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also als strukturierter Datensatz und nicht nur als Ausdruck oder Bild. Ein Dokumentenmanagementsystem wie ecoDMS erledigt das revisionssicher. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen empfangen, geprüft und archiviert werden.
Sie wollen Empfang, Versand und Archivierung Ihrer Rechnungen umstellen? Wir richten die Abläufe mit ecoDMS, Lexware und JTL-Wawi für Sie ein – erst die Prozesse, dann die Software.