Dokumente stapelweise scannen – ohne Trennblätter, direkt in ecoDMS

Stapelscannen

ecoDMS bietet im Download-Bereich Trennblätter an, damit mehrere Dokumente in einem Stapel gescannt und anschließend automatisch getrennt werden. Das funktioniert, ist aber mühsam – vor allem bei einseitigen Belegen wie Lieferscheinen oder Quittungen, bei denen hinter jedes einzelne Blatt ein Trennblatt gehört.

Die Lösung: NAPS2 mit automatischem Speichern

Mit dem Open-Source-Programm NAPS2 geht es ohne Trennblätter. NAPS2 lässt sich über die Kommandozeile steuern. So scannen Sie einen Stapel einseitiger Dokumente mit einem Doppelklick und erhalten für jede Seite eine eigene PDF-Datei – direkt im Eingangsordner von ecoDMS.

Schritt für Schritt

  1. NAPS2 installieren: Das Programm ist kostenlos und läuft unter Windows, macOS und Linux.
  2. Scanprofil anlegen: In NAPS2 ein Profil anlegen, zum Beispiel „InsDMSeinseitig“. Scanner, Papiereinzug und Auflösung wählen – 300 dpi reichen für eine zuverlässige Texterkennung.
  3. Automatisches Speichern einrichten: Im Profil das automatische Speichern aktivieren, als Ziel den Eingangsordner von ecoDMS angeben, PDF als Format wählen und einstellen, dass jede Seite als eigene Datei gespeichert wird.
  4. Stapeldatei anlegen: Eine Datei stapelscan.bat mit dem folgenden Inhalt erstellen.
  5. Verknüpfung auf den Desktop legen: Ab jetzt genügt ein Doppelklick, um den eingelegten Stapel zu scannen und abzulegen.
@echo off
REM Stapelscan einseitiger Dokumente nach ecoDMS
REM Autor: Jens Falk, falk.plus
cd /d "C:\Program Files\NAPS2"
NAPS2.Console.exe -a -p "InsDMSeinseitig"

Der Parameter -p wählt das Profil, -a verwendet dessen Einstellungen für das automatische Speichern. Je nach Version und Installation liegt NAPS2 unter C:\Program Files\NAPS2 oder C:\Program Files (x86)\NAPS2.

Tipps aus der Praxis

  • Mehrseitige Dokumente: Für Rechnungen mit mehreren Seiten ein zweites Profil ohne Aufteilung anlegen und eine zweite Verknüpfung daneben legen.
  • Leere Seiten: Beim beidseitigen Scannen kann NAPS2 leere Rückseiten automatisch aussortieren.
  • Texterkennung: Die übernimmt ecoDMS beim Import. NAPS2 muss dafür nichts tun.

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